广告公司购销清单模板

一、采购清单模板

二、销售清单模板

广告公司规范采购流程

一、需求确定阶段

1、内部沟通与需求收集

- 由各项目团队或业务部门根据广告业务需求，如广告制作项目所需的物料（如纸张、油墨、展示架等）、设备（如打印机、喷绘机等）或服务（如设计外包、印刷服务等），填写《采购需求申请表》，详细说明需求的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。

- 对于常规性采购需求，可依据过往经验和库存情况，结合当前业务量进行合理预估并申请，每月定期检查办公耗材（如打印纸、墨盒等）库存，当库存低于一定水平时提出采购申请。

- 申请表需经部门负责人审批，确保需求的必要性和合理性，避免不必要的采购浪费资源。

2、需求汇总与分析

- 采购部门负责收集各部门提交的《采购需求申请表》，并进行汇总整理，对相似的需求进行合并，以便于集中采购获取规模优势，降低采购成本，多个设计项目都需要某种特定的设计软件授权，可统一采购。

- 根据汇总后的需求，分析市场供应情况，包括供应商的分布、产品质量、价格范围、供应稳定性等因素，可以通过网络搜索、行业报告、以往合作经验等方式进行初步调研，为后续选择合适的供应商提供依据。

二、供应商选择阶段

1、供应商搜索与筛选

- 根据采购需求分析结果，通过多种渠道寻找潜在的供应商，可以利用网络平台（如阿里巴巴、慧聪网等 B2B 电商平台）、行业协会推荐、参加行业展会、向同行咨询等方式广泛收集供应商信息。

- 制定供应商筛选标准，包括但不限于供应商的资质（如营业执照、生产许可证、相关行业认证等）、信誉（可通过查看供应商的客户评价、信用评级、是否有法律纠纷等了解）、生产能力（对于产品供应商，考察其生产设备、工艺水平、产能等；对于服务供应商，评估其专业团队规模、技术水平等）、价格合理性、售后服务等方面。

- 根据筛选标准，对潜在供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商，保留一定数量的优质潜在供应商进入下一环节。

2、供应商评估与考核

- 对于筛选后的潜在供应商，要求其提供详细的产品资料（如产品样本、技术参数、质量保证文件等）或服务方案（包括服务内容、流程、时间节点等），以便进一步评估其产品或服务的质量和适用性。

- 组织相关部门（如采购部门、使用部门、质量控制部门等）对供应商进行实地考察（如有必要），深入了解其生产环境、工艺流程、管理水平等情况，直观感受供应商的实力和可靠性。

- 根据考察结果和提供的资料，对供应商进行全面评估打分，可采用量化的评分表格形式，从多个维度设定权重进行综合评价，产品质量占 40%、价格占 30%、供货及时性占 20%、售后服务占 10%等权重分配，根据各项指标的满足程度给予相应分数，最终得出总分。

- 选取得分较高的供应商作为候选合作伙伴，并与他们进行商务谈判前的准备工作，如确定谈判团队、明确谈判目标和底线等。

3、供应商确定与合同签订

- 与候选供应商进行商务谈判，就产品或服务的价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务条款等关键内容进行协商洽谈，争取达成双方满意的合作意向，在谈判过程中，要注意保留谈判记录，以备后续查询和可能出现的纠纷处理。

- 根据谈判结果，选择最终的供应商，并与之签订正式的采购合同，合同应明确双方的权利义务、交易条款、违约责任等内容，确保采购活动的合法性和双方权益的有效保障，合同签订前，需经过公司内部法务部门或专业法律顾问的审核，确保合同条款的严谨性和合规性。

三、采购执行阶段

1、采购订单下达

- 采购部门根据签订的采购合同，及时向供应商下达正式的《采购订单》，采购订单应详细注明采购的商品或服务名称、规格型号、数量、单价、总价、交货地点、交货日期、质量要求、包装要求等信息，确保供应商清楚了解采购需求。

- 采购订单需经采购部门负责人审核签字后发出，同时将订单副本抄送相关部门（如财务部门、仓库管理部门等），以便各部门做好相应的准备工作，对于重要的采购订单，可要求供应商在收到订单后一定时间内予以书面确认，确保双方信息一致，避免误解和纠纷。

2、货物跟踪与催交

- 采购部门负责跟踪供应商的生产进度或服务执行情况，定期与供应商沟通联系，了解货物的生产状态、发货时间等信息，可以通过电话、邮件、供应商的在线订单跟踪系统等方式进行跟踪查询。

- 如果发现供应商可能无法按时交货或有其他异常情况影响采购进度，应及时采取催交措施，催交通知应以书面形式发出，明确告知供应商延误交货可能产生的后果，并要求其尽快采取措施解决问题，确保按时交付货物或完成服务，将催交情况记录在案，以备后续查阅和可能的纠纷处理。

- 对于一些紧急采购需求或对交货时间要求特别严格的项目，采购人员应加强跟踪力度，甚至可以考虑安排专人到供应商处驻厂监督生产进度，确保货物按时交付，不影响公司的正常业务运营。

3、验收入库

- 当供应商交付货物时，仓库管理部门应按照采购订单和质量要求对货物进行验收，验收内容包括货物的数量、外观、规格型号、质量证明文件等方面的检查，对于需要检验测试的产品，应及时安排专业人员进行抽样检测或委托第三方检测机构进行检测，确保货物符合质量标准。

- 如果验收过程中发现货物存在数量短缺、质量不合格等问题，应立即通知采购部门和供应商，采购部门负责与供应商协商解决方案，如补货、换货、退货或索赔等，并根据协商结果督促供应商尽快落实整改措施，仓库管理部门应根据最终的处理结果办理相应的入库手续或退货手续，确保库存数据的准确性和实物管理的规范性。

- 对于服务类采购项目，由使用部门或相关验收小组按照合同约定的服务标准和验收方法对服务质量进行验收，验收合格后，出具《服务验收报告》，作为支付款项的重要依据之一；如验收不合格，同样按照合同约定的违约责任条款进行处理，并要求服务供应商进行改进或重新提供服务，直至达到验收标准为止。

四、付款结算阶段

1、发票审核

- 财务部门在收到供应商提供的合法有效的发票后，应按照国家税务法规和公司财务制度的要求对发票的真实性、合法性、完整性进行审核，审核内容包括发票抬头是否准确、税号是否正确、发票内容是否与采购业务相符、发票金额是否与采购合同一致、发票开具日期是否在规定范围内等方面。

- 对于不符合要求的发票，财务部门应及时退回给供应商，要求其重新开具正确的发票，在发票审核过程中，如发现任何异常情况或疑问，应及时与采购部门沟通核实，确保发票信息的准确性和合规性。

2、付款申请与审批

- 采购部门在确认货物验收合格或服务验收通过后，填写《付款申请表》，附上采购合同、发票、验收报告（如有）、催交记录（如有）等相关凭证，向财务部门提出付款申请。

- 《付款申请表》需经采购部门负责人、财务部门负责人以及公司领导逐级审批签字，审批过程中，各级领导应重点关注采购业务的合规性、付款金额的准确性以及是否符合公司的预算安排等方面，对于金额较大或重要项目的付款申请，可能需要经过更高层次的审批流程或专项会议讨论决定。

3、付款执行

- 财务部门在获得付款审批通过后，按照约定的付款方式（如银行转账、支票、汇票等）及时向供应商支付货款或服务费用，在付款过程中，要确保资金安全，严格遵守公司的财务管理制度和银行的相关规定，避免出现资金风险。

- 付款完成后，财务部门应及时更新财务账目和相关报表，反映采购业务的财务状况变化，将付款凭证和相关资料归档保存，以备后续审计检查和其他管理需要。

五、采购档案管理阶段

1、档案建立

- 采购部门负责建立和完善采购档案管理制度，确保每一次采购活动的相关文件和资料都能得到妥善保存和管理，采购档案应包括《采购需求申请表》、《采购订单》、供应商提供的产品资料和服务方案、商务谈判记录、采购合同、发票、验收报告、催交记录、付款凭证等所有与采购过程相关的文件。

- 对于电子文档和纸质文档，应分别采用合适的存储方式进行归档，电子文档应备份存储在公司内部的服务器或云存储平台上，设置访问权限和加密措施，防止数据丢失和泄露；纸质文档应整理编号后存放在专门的文件柜或档案室内，便于查阅和管理。

2、档案查阅与利用

- 在采购活动中，如需要参考以往的采购案例或数据，采购人员或其他相关部门可以在获得授权的情况下查阅采购档案，通过查阅档案，可以了解以往类似采购项目的供应商情况、价格水平、质量问题等信息，为当前的采购决策提供参考依据，有助于提高采购效率和降低采购成本。

- 采购档案也可以为公司的内部审计、财务审查等工作提供支持证据，确保公司的各项经济活动合法合规、透明公正，在应对外部监管部门的检查或与客户的法律纠纷时，完整准确的采购档案也能够起到重要的证明作用，维护公司的合法权益和声誉。

3、档案更新与维护

- 随着采购活动的不断进行和新的文件资料的产生，采购档案应及时进行更新和维护，采购部门应指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和准确性，对于已结项的采购项目档案，应在项目结束后一定时间内完成归档工作；对于正在进行的采购项目档案，要及时收集和整理新产生的文件资料，并将其纳入档案管理体系中。

- 在档案管理过程中，如发现档案存在损坏、丢失或信息不准确等情况，应立即采取措施进行修复或补充完善，根据公司业务发展和相关法律法规的变化，适时对档案管理制度进行调整和优化，以提高档案管理的科学性和有效性。